Процедура согласования проекта с Арендодателем

Если вы проектируете офис в арендованном помещении, все изменения обязательно нужно согласовать с арендодателем. В этой статье расскажем, как обычно происходит согласование проекта и как его пройти максимально безболезненно.

Мы уже писали здесь, что в нежилых зданиях «перепланировку» нужно согласовать только с владельцем здания или с арендодателем. Сейчас мы рассмотрим процедуру согласования проекта именно с арендодателем, так как она не регулируется нормами и определяется сторонами самостоятельно, что может привести к целому спектру запутанных и неразрешимых ситуаций. Но если сделать всё по нашим рекомендациям, то проблем удастся избежать.

1. Запросите требования арендодателя

Согласование проекта означает, что арендодатель должен проверить вашу документацию на соответствие своим требованиям. Заодно он обычно проверяет и соответствие нормам.

Нормы проектировщики и так знают, а вот требования арендодателя могут быть непредсказуемыми, поэтому первый шаг — эти требования запросить.

Нужно, чтобы запрос отправил арендатор, ведь именно у него договорные отношения с арендодателем, а проектировщик — третья незнакомая сторона. Разумеется, можно выдать доверенность проектировщику, и тогда он будет официальным представителем арендатора по договору, но в большинстве случаев это не требуется — полностью делегировать общение проектировщику всё равно не получится, и заказчику нужно быть в курсе происходящего. 

Мы рекомендуем делать все запросы в официальной форме. Можно направить письмо по электронной почте или официальное бумажное письмо с подтверждением о получении. Совсем свежий способ — обращение через личный кабинет арендатора (у каждого арендодателя он свой). Для этого пишете запрос на имя ответственного лица арендодателя, распечатываете в двух экземплярах и передаёте, обязательно с отметкой о получении на вашем экземпляре. Ещё можно передать письмо курьером или по ЭДО. Главное — получить подтверждение о получении и оформить все запросы и ответы официально, чтобы на них можно было сослаться на более поздних стадиях.

В бизнес-центрах интересы арендодателя представляют специалисты — управляющие компании (УК). За редкими исключениями они все умеют обрабатывать запросы и с готовностью предоставляют всю необходимую для проектирования информацию.

Если арендодатель говорит, что никаких требований нет, то тоже нужно получить этому письменное подтверждение, так как на самом деле требования есть всегда, а отказ их предоставить говорит о плохой организации. И если впоследствии окажется, что проект выполнен не по требованиям, доказать что-то без официального подтверждения об обратном будет сложно. 

2. Уточните условия проектирования

Ответ на запрос получен, казалось бы, всё хорошо. Но в реальной жизни требования арендодателя всё-таки не учитывают всё разнообразие того, что может понадобиться при проектировании офиса. Поэтому, часто даже после получения исходных данных, проектировщику требуются уточнения. 

Лучше всего эти уточнения обсудить при личной встрече. Техническим специалистам будет гораздо проще показать или рассказать, чем вести долгие переписки. 

Такая промежуточная встреча важна ещё и потому, что позволяет проектировщику уточнить не только формальные требования, но и узнать, на что конкретно обращают особое внимание те, кто будут проверять проект, их практику работы в здании и другие тонкости. Это полезный стратегический шаг, который может наладить коммуникацию и сэкономить много времени и нервов на более поздних этапах.

3. Согласуйте техническое задание

Проектирование производится по техническому заданию, которое утверждает заказчик, он же пользователь помещения, он же арендатор. Однако очень полезно согласовать его и с арендодателем, который будет не прочь узнать, что арендатор планирует сделать в его помещении и, возможно, сразу что-то подкорректировать. 

4. Предоставьте документацию

В процессе проектирования или по его завершении (в разных зданиях по-разному), проектировщик через арендатора представляет свои проектные решения на промежуточное или окончательное согласование. В большинстве случаев промежуточные результаты проектирования арендодатель / УК не рассматривает. Но бывают случаи, когда арендодатель хочет посмотреть дизайн-проект или документацию для тендера. Обычно это описывается в условиях согласования, так что сюрпризом это не станет. 

Документация предоставляется в той форме, количестве и объёме, которые описываются в требованиях арендодателя. Хотим подчеркнуть, что рабочая документация — это документ, на котором стоит печать и подпись руководителя проектной документации. И относиться к нему нужно, как к официальному документу, и опять же передавать с подтверждением о получении.

5. Получите ответ после рассмотрения документации

Арендодатель или УК (а иногда и арендодатель, и УК) рассматривают представленную документацию и выдают свой вердикт. 

В 100% случаев у арендодателя / УК бывают замечания к предоставленной документации. Это абсолютно нормально. 

Замечания оформляются по-разному, в зависимости от процедуры в конкретном здании. Кто-то пишет официально письмо, кто-то отвечает по электронной почте, кто-то приглашает на личную встречу. Устно или по телефону общаются редкие арендодатели-новички и непрофессиональные УК. 

Принимать неформальные (то есть не оформленные должным образом) замечания и согласования лучше не надо. Важно настоять на том, чтобы замечания были направлены официально, письменно. Устно можно запросить разъяснения и уточнения.

Почему это важно? Если замечания получены устно, рассматривающая сторона в следующем туре согласования может сказать, что вы не так поняли, что пропустили то или это. А когда у вас на руках документ — уже ничего не придумаешь.

Часть комментариев обычно принимается проектировщиком без вопросов, по части есть разногласия, а часть может быть просто неясна. Прежде чем приступать к изменениям проекта, нужно разобраться со всеми спорными комментариями и решить, что именно нужно делать. К сожалению, это не всегда возможно, так как у некоторых арендодателей / УК процедура устроена таким образом, что «обсуждение» комментариев они рассматривают только вместе с новой версией проектов. Это в принципе понятно, и сделано в целях экономии времени.

6. Отправьте документацию на повторные рассмотрения

Замечания получены, требования при необходимости уточняются и обсуждаются, и проектировщик выдаёт новые версии документации для рассмотрения. Арендодатель / УК снова их рассматривают, какие-то замечания снимаются, какие-то остаются, иногда возникают новые. Цикл может повторяться несколько раз. при проектировании интерьеров 3−4 исправления вполне нормальная история . 

7. Получите официальное согласование

В конце концов замечания снимаются по всем разделам проектирования. И тут опять же важно получить официальное подтверждение. В виде документа, официального письма или статуса в личном кабинете. Неформальные согласования плохи тем, что о них через несколько месяцев могут забыть, может поменяться ответственный на стороне арендодателя / УК, и он будет не в курсе происходящего, и так далее.

Если к проекту нет замечаний — требуйте официального заключения. Всё просто.

8. Предоставьте оригиналы документов

В разных зданиях разное отношение к подлинникам рабочей документации. В некоторых зданиях арендодатель / УК требуют проекты на бумаге; в некоторых рассматривают в электронном виде, но требуют на бумаге окончательную согласованную версию; а в некоторых не требуют проекты на бумаге вообще. Однако оригиналы подготовить чаще всего всё равно придётся, чтобы передать их подрядчику как приложение к договору на генподряд.

Как только подрядчик получает этот комплект документации (иногда ещё с подписью представителя арендодателя или УК), процедуру согласования проекта можно считать оконченной.

* * *

Если вы арендуете коммерческое помещение, согласовывать проект с арендодателем нужно всегда. Основные моменты, которые нужно учесть:

• Процедура согласования проекта в каждом здании разная. Иногда очень подробная и логичная, иногда невнятно описанная и неполная. В первом случае нужно просто идти по прописанной процедуре. Во втором случае придётся самостоятельно навязывать правильную процедуру.

• Согласование занимает время. От 1−2 недель на самых простых проектах до нескольких месяцев на сложных. Учитывайте этот срок при планировании.

• Проекты очень редко согласовываются с первого раза. А когда согласовываются, то это чаще всего говорит о том, что их согласовали не глядя и проблемы вернутся, но только позже, на стадии приёмки. Будьте осторожны! Официально фиксируйте все результаты договорённостей.

• Успех процедуры согласования во многом зависит от готовности проектировщика к конструктивному обсуждению замечаний и оперативному внесению изменений. Есть проектировщики, которые умеют быстро проектировать, но не умеют быстро исправлять. Даже если проектировщик быстро проектирует, не факт, что он так же быстро справится с внесением изменений. К этому тоже нужно быть готовыми и планировать время.