Как выбрать планировку для офиса?

В современном офисе фактически возможны 3 варианта планировки: открытая, кабинетно-коридорная и смешанная. Полностью открытая встречается крайне редко и применима только к микроофисам. Получается, выбор сводится к двум вариантам: кабинетной или смешанной планировке с уклоном в открытое пространство.

В этой статье расскажем, как выбрать подходящую планировку офиса и какие факторы важно при этом учитывать.

Размер офиса

В маленьком офисе кабинеты и коридоры могут быть неудобными или просто неуместными. Например, в компании-стартапе на 10 человек удобнее и правильнее разместить команду в одном пространстве. 

В большой компании кабинетная система может привести к тому, что офис превратится в лабиринт из коридоров, в которых будет сложно ориентироваться (как герою Семёна Фарады в «Чародеях»). 

В офисах среднего размера (500−2 000 м²) выбор кабинетной системы наиболее оправдан.

Режим работы сотрудников

Если компания использует систему гибких рабочих мест, сотрудники работают в несколько смен или у них гибридный график (часть времени работают из дома, часть в офисе), если используется формат ABW (activity-based working — когда сотрудникам в течение дня предоставляются разные рабочие места для выполнения разных задач), то рабочие места перестают быть привязаны к конкретному работнику. В таком случае следует отдать предпочтение открытой или смешанной планировке. 

Кабинетная планировка лучше подходит для компаний с классической схемой «владения рабочим местом», когда за каждым сотрудником закреплён свой рабочий стол.

Сосредоточенная работа

Одна из основных причин создания отдельных кабинетов — потребность в уединении для работы в глубоком фокусе. Но не все виды деятельности в офисе требуют сосредоточения. Например, колл-центры редко используют кабинетную планировку, а вот для высокооплачиваемых специалистов напряжённого умственного труда отдельный кабинет может быть реальной необходимостью.

Определить потребность в сосредоточенной работе довольно легко — достаточно пройтись по офису и послушать. Там, где сотрудники работают сосредоточенно, обычно тихо, можно даже услышать падение карандаша на мягкую ковровую плитку. А там, где стоит шум и гам, скорее всего, о сосредоточенной работе речь не идёт.

Организационная культура

Нужно учитывать то, как люди привыкли работать. Если организация традиционно работала в кабинетной планировке, то просто так пересаживать её в открытую неправильно. Как минимум нужно подготовить коллектив к такому кардинальному изменению. Изменение в обратную сторону (из открытого пространства в кабинеты) менее болезненно, так как ведёт к увеличению комфорта, но зачастую возникает  другая проблема — сотрудники могут почувствовать себя в изоляции.

«Взаимосвязанность»

Люди не зря приходят работать в офис. Если бы можно было эффективно работать из дома, то удалёнка существовала бы и 100 лет назад. Работа в офисе позволяет поддерживать одновременно большое количество рабочих взаимодействий. Разумеется, потребности у специалистов отличаются. Кто-то постоянно общается с десятками людей в разных форматах, а кто-то — редко, только внутри отдела и с руководителем.

Чем больше рабочий процесс зависит от многочисленных и быстрых взаимосвязей, тем логичнее использовать открытую планировку. Поэтому в организациях с линейной или матричной организационной структурой рекомендована открытая планировка. А в организациях с иерархической структурой будет более удобна кабинетная.

Стоимость и доступность аренды

Открытая и кабинетная планировки существенно различаются и в экономическом аспекте. Открытая гораздо выгоднее для компании. При открытой планировке можно организовать, при удачных условиях, в 2 раза больше рабочих мест, чем при кабинетной. Стоимость ремонта открытого офиса тоже меньше, но не так принципиально.

Если площадей для аренды мало, офисная ставка растёт, то часто не от хорошей жизни компаниям приходится использовать открытую планировку. Если на рынке много пустующих площадей, ставка стоит на месте, то можно задуматься и о кабинетной планировке.

Так что если мало средств для ремонта — выбирайте открытую планировку. Если есть где развернуться — выбирайте ту, которая больше подходит по всем остальным критериям.

Стадия развития компании

Если компания бурно развивается, то через год-два ей могут понадобиться совсем другие условия для размещения людей. Открытая планировка в этом смысле предоставляет большую гибкость. Стабильные компании, у которых не происходит существенных изменений за период стандартного срока аренды (5−10 лет), могут выбирать как кабинетную, так и открытую планировку, не боясь, что потом придётся жалеть.

* * *

При выборе планировки офиса учитывайте организационную структуру компании, график работы и специфику деятельности сотрудников, размер офиса и темпы развития бизнеса. Возможно, будет иметь значение и финансовый аспект. Вышеописанные критерии помогут вам определить наиболее подходящий вашей компании вариант планировки офиса.