Как согласовывать материалы на проекте?

Когда проект переходит на стадию реализации, и красивые картинки должны превратиться в реальные материалы, оборудование и изделия, важно эти самые материалы правильно подобрать — чтобы подходили не только по виду, но и по стоимости, срокам поставки и другим важным для вас параметрам.

Сегодня расскажем о том, как можно рассматривать и согласовывать материалы на интерьерном проекте.

А надо ли?

Для начала давайте определимся — стоит согласовывать материалы самому или можно делегировать эту задачу.

Представьте, что вы готовитесь к вечеринке. Вы можете решить, что будут есть гости, а можете зависнуть на подборе шрифта для карточек на стол и не успеть составить меню. На шрифт вряд ли кто-то обратит внимание, а вот еда важна. Также и с материалами для интерьера — есть основные, которые требуют вашего особого внимания, а есть менее важные, выбор которых можно доверить подрядчику.

Ещё ситуация. Представим, что речь идёт не о проектировании и дизайне, а об уборке. Вы нанимаете уборщицу и ставите ей задачу: нужно убрать квартиру, вот эти вещи трогать нельзя, эти средства можно применять, а эти нет, и так далее. Исполнитель начинает работу, что-то делает не так, и вы, вместо того чтобы объяснить, в чём проблема, решаете сделать всё самостоятельно. И если уборка — простой процесс, то с проектированием дела обстоят сложнее, в нём важна не только «чистота» в конкретном месте, но и целостность картины.

Суть в том, что в непривычном процессе легко потерять фокус и начать делать не свою работу. Поэтому важно на каждом проекте понимать задачи, кого вы нанимаете для решения этих задач и насколько вы хотите вмешиваться в решение этих задач.

Поручая работу кому-то другому, важно не делать её самому. Для этого нужно сосредоточиться на результате, а не на процессе. Выбор и согласование материалов может быть как процессом, так и результатом, по крайней мере, промежуточным. В некоторых случаях вполне уместно не рассматривать материалы и специально их не согласовывать. Просто помните об этом.

В большинстве реальных проектов материалы всё-таки рассматриваются и согласовываются заказчиком. Это логично, ведь материалы легко посмотреть, потрогать. Кроме того, отделочные материалы составляют заметную часть сметы, поэтому участие в их выборе — действенный способ регулировать стоимость проекта.

Зачастую согласование материалов заказчиком важно для проектировщика, а ещё чаще — для подрядчика. Ведь подрядчик обычно не в курсе, видел заказчик материал, предусмотренный в проекте, или нет. Если не видел, всегда есть риск, что материал ему не понравится — придётся перевыбирать, это задержит проект, и так далее.

Как рассматривать материалы?

Для начала разберёмся, как и когда материал попадает в проект. К сожалению, не у всех проектировщиков единый подход, но в основном происходит так: после подготовки планировки, в процессе обдумывания концепции проектировщик решает, как должен выглядеть и какими свойствами обладать материал. Часто сначала выбирают ориентиры. Ориентиры отображают на визуализации, и первоначально заказчик рассматривает именно их. После этого проектировщик подбирает уже конкретный материал. Он может немного отличаться от ориентира, но зато будет учитывать стоимость, сроки доставки и другие важные для проекта характеристики. В конце концов материал попадает в спецификацию, и из неё — в смету подрядчика.

Таким образом, каждый материал может проходить несколько шагов рассмотрения:

Визуального, в ходе рассмотрения концепции в целом.
Технического, на котором заказчик рассматривает технические характеристики.
Стоимостного, на котором заказчик убеждается, что материал подходит по цене и срокам доставки. Напомню, что сроки это те же деньги.
Тактильного, на котором заказчик тестирует материал вживую и именно так, как он будет использоваться.

Шаги не обязательно разделены, они могут совпадать, а для каких-то материалов некоторые могут быть пропущены.

Что именно согласовывать?

Даже на небольшом проекте может быть более сотни материалов и изделий, которые нужно рассмотреть и согласовать. Для неподготовленного заказчика принимать такое количество решений слишком утомительно. И тут нужно понимать, что материалы имеют неодинаковый вклад в конечный результат, и можно сосредоточиться только на самых важных позициях. Мы предлагаем рейтинг материалов, которые на стандартном проекте больше всего влияют на стоимость работ и качество конечного результата. Именно на них лучше сосредоточиться в первую очередь:

Напольные покрытия.
Рабочие и декоративные светильники.
Кондиционеры.
Двери и светопрозрачные перегородки.
Материалы для отделки стен.
Сантехника и сантехнические аксессуары.
Выключатели и розетки.
Материалы для потолков.

Определить важность материала очень просто — нужно посмотреть, сколько стоит этот материал в смете относительно других материалов, определить, виден он или нет, можно до него дотянуться и реально потрогать, и влияет ли этот материал непосредственно на комфорт.

Вы можете значительно сократить список согласуемых материалов и ничего при этом не потерять — согласуете важные вам материалы, а менее важные подрядчик выберет сам.

Как согласовывать материалы?

Будьте готовы к тому, что материалы обычно согласовываются несколько раз.

Первый раз — в проекте. На стадии проектирования заказчик согласовывает, как выглядит материал и, если захочет, определяет его свойства. Одни проектировщики предлагают физические образцы, которые можно потрогать. Другие (мы тоже) так не делают, потому что выбор конкретного материала может поменяться. На стадии проектирования нельзя точно определить доступность материала, сроки его поставки и стоимость.
В рабочей документации. По окончании проекта заказчик утверждает рабочую документацию, в которой содержится и вся информация по материалам. Если рабочая документация согласована, то и материалы тоже — важно об этом помнить.
Окончательно заказчик согласовывает материал непосредственно перед тем, как подрядчик его закажет. Повторное согласование материалов подрядчиком — нормальная рабочая практика. Несмотря на то, что материал указан в рабочей документации и формально согласован заказчиком, опытные подрядчики согласовывают его ещё раз, чтобы убедиться, что заказчик действительно в курсе того, что предусмотрено проектом. Кроме того, часто бывает, что подрядчик предлагает не проектный материал, а альтернативу, и тогда ему точно нужно получить согласование заказчика.

Лучше всего относиться к согласованию материала как к юридическому акту и подтверждать свой выбор документально — так будет понятно для всех участников.

В самом простом случае подготавливается несколько образцов одного и того же материала, и заказчик буквально их подписывает. Один образец остаётся у заказчика, второй у подрядчика, и зачастую третий у автора проекта.

Но если на кусочке ковра, шторы и паркетине подпись поставить не проблема, то согласовать дверь или полноразмерный каменный слэб может быть невозможно. Поэтому опытные подрядчики применяют так называемые формы согласования материалов (МАФ / MAF). Это стандартный документ, в котором описывается материал и его свойства. Он подписывается заказчиком, подрядчиком и часто ещё и проектировщиком. Таким образом, после согласования материала у каждой стороны остаётся документ, который подтверждает согласование.

Наличие у подрядчика МАФа косвенно указывает на его опытность. Но даже если подрядчик не предлагает использование МАФа сам, заказчик может на этом настоять. У нас есть готовая форма МАФа, которую можно использовать. Скачать можно тут.

* * *

⚡ Сконцентрируйте внимание на самых важных материалах — которые влияют на комфорт, внешний вид помещения, а также стоимость проекта. Согласование незначительных деталей можно поручить исполнителю.

⚡ Сначала определите визуальный стиль, предусмотрите функциональные особенности, если такие есть, затем переходите к выбору поставщика материала и тестированию образцов.

⚡ Будьте готовы согласовывать один и тот же материал несколько раз, на разных стадиях проекта — с каждым новым согласованием будет появляться всё больше конкретики (например, от «серый ковролин на полу» до «ковролин бытовой Betap Tufting Cartlon 73 серый 4 м»).

⚡Рекомендуем фиксировать все договорённости письменно, в официальном документе, чтобы всем участникам процесса — заказчику, проектировщику и подрядчику — было предельно ясно, какой материал выбран.