Что может сделать заказчик, чтобы сократить сроки проектирования

Делимся тремя способами и множеством нюансов, что нужно делать и чего делать не нужно, чтобы побыстрее получить проект.

Вам, конечно же, хочется как можно скорее переехать с командой в ваш новый офис — такой чистый и комфортный, стильно оформленный в цветовой гамме компании, с панорамными окнами и зоной отдыха, где вы можете расслабиться и спокойно подумать. Вы уже представляете себе, как отмечаете открытие офиса — к вам приезжают акционеры и партнёры, поздравляют, восхищаются… И тут проектировщик возвращает вас в реальность:
 
— Понадобится 2−3 месяца на разработку проекта вашего офиса.

— Так долго? — в ужасе спрашиваете вы. — Потом ведь ещё строительство, закупка мебели, установка техники, прочие хлопоты. Мы не уложимся в арендные каникулы… Можно как-то побыстрее?

Быстрее — можно. Хорошая новость в том, что вы, как заказчик, способны существенно ускорить сроки проектирования. Делимся тремя способами и множеством нюансов, что нужно делать и чего делать не нужно, чтобы побыстрее получить заветный проект.

Упростите коммуникацию

Вы удивитесь, но ⅔ времени проектировщик тратит совсем не на проектирование, а на коммуникации с заказчиком и другими участниками процесса. 

И тут почти всё зависит от вас: насколько точно вы понимаете, чего хотите, как быстро предоставите обратную связь и необходимые документы.

Вот несколько шагов, как существенно ускорить процесс, просто наладив общение.

1. Определите цель

Чёткая формулировка цели проекта позволяет заказчику и проектировщику понять друг друга и двигаться в одном направлении. Отсутствие недоразумений и разночтений в ходе работы, ошибок и переделок поможет более эффективно и быстро выполнить проект.

Например, если вы хотите создать современный технологичный офис, в котором нужно комфортно разместить 36 сотрудников, сделать зону отдыха, переговорную, кухню и туалет, — сразу так и скажите. Проектировщик поймёт, что нужно делать, задаст уточняющие вопросы и сконцентрируется на задаче.

2. Расставьте приоритеты

Определение приоритетов поможет проектировщику сосредоточиться на самых значимых задачах. Расскажите, что для вас важнее всего: удобство сотрудников, технологичная переговорная комната для проведения встреч с партнёрами или просторный опенспейс. 

Например, если вы укажете удобство сотрудников как основной приоритет, проектировщик сконцентрируется на разработке эргономичных и комфортных рабочих пространств, адаптируя свои идеи под эту задачу.

3. Определите желаемый срок сдачи проекта

Обозначьте проектировщику, когда вы хотите построить ваш новый офис. Вместе распределите на этапы весь объём работ и оцените сроки реализации. 

Так вы не только оцените реалистичные сроки, но и определите контрольные точки, чтобы отслеживать процесс и оперативно реагировать, если что-то пошло не по плану.

4. Выделите и распланируйте бюджет

Если вы уже определили этапы проектирования и строительства, как мы советовали в предыдущем пункте, то сможете распланировать бюджет. Чтобы точно оценить затраты, проведите анализ рынка, проконсультируйтесь с профессионалами, соберите реальные коммерческие предложения от подрядчиков.

Убедитесь, что вам хватает средств на реализацию проекта, и вы не «заморозите» его в процессе. Так вы поймёте, что проект вам по силам и что не будет задержки реализации из-за нехватки бюджета. 

Понимание ваших возможностей также важно для эффективной работы проектировщика. Он сможет сразу предложить оптимальное решение, и не придётся потом тратить время на внесение корректировок только из-за того, что предложенная идея окажется вам не по средствам.

5. Согласуйте эффективные каналы взаимодействия

Заранее договоритесь с проектировщиком, как вам удобно общаться: по телефону, в мессенджерах или по электронной почте. Возможно, мессенджеры лучше подойдут для оперативных вопросов, требующих решения в течение 1-3 часов, а электронная почта — для согласования документов.

Оперативный обмен информацией благотворно повлияет на сроки выполнения работ.

6. Создайте чёткую организационную структуру в команде

Вы вряд ли сможете предоставить проектировщику всю необходимую информацию самостоятельно. Поэтому распределите задачи в вашей команде: поставьте сроки выполнения, назначьте ответственных и не меняйте их по ходу проекта. 

Предоставьте проектировщику список ответственных с прямыми контактами, чтобы он понимал, к кому по какому вопросу обращаться: кто предоставит документы, кто согласует смету, кто проверит чертежи, кто договорится с УК. Например, к руководителю IT-отдела обращаться с вопросами по серверной. К офис-менеджеру — по вопросам взаимодействия с администрацией бизнес-центра.

Так вы выпрямите цепочки взаимодействия и сократите ценное время обмена информацией. 

7. Удостоверьтесь, что ответственные лица на связи в рабочее время

Далее предупредите ответственных, что они должны быть на связи в рабочее время и оперативно реагировать на возникающие вопросы. Так как нехватка документации, например, или информации по параметрам помещения может заблокировать процесс, и проектировщик просто не сможет продолжить.

8. Используйте рычаги влияния на третьи стороны

По возможности используйте рычаги влияния на третьи стороны (собственника здания, управляющую компанию), чтобы согласование проекта происходило быстрее.

Конечно, проектировщик может связаться и сам, но если вы уже взаимодействовали с человеком ранее, есть личный контакт, вам будет проще и быстрее договориться. Если вы или ваш секретарь может ускорить процесс получения необходимых разрешений на строительство или изменения в офисном пространстве — сделайте, это в ваших интересах.

9. Откажитесь от микроменеджмента

Регулирование таких сложных видов деятельности как проектирование лучше доверить тем, у кого есть опыт. Пойдёт на пользу просто «отпустить» ситуацию и доверить работу профессионалам, без постоянного контроля и вмешательства. 

Просто наметьте контрольные точки, а каждую мелочь проверять излишне — только затянет процесс.

Не вмешивайтесь в рабочее проектирование

Когда задачи понятны, сроки и этапы работ оговорены, информация и документы собраны, а концепция согласована, начинается непосредственно стадия рабочего проектирования. И тут лучшее, что вы можете сделать — не мешать. Вот так просто. 

Эта часть работ у проектировщиков обычно оптимизирована до безобразия, и сделать её ещё быстрее очень сложно. Тут нужно искусственно не задерживать — не отвлекать и не вносить корректировки в проект, пока он проектируется. 

Не ставьте творчески сложную задачу, если в ней нет необходимости

Творческое проектирование может занять действительно много времени. Три месяца, полгода, год — так сразу и не скажешь.

Поэтому честно ответьте на вопрос о приоритетах. Если для вас важно сделать просто комфортный для работы офис, задача не должна занять много времени.

Но если же вы хотите чего-то уникального, будьте готовы запастись терпением и подождать, пока проектировщик разберётся в задаче, сгенерирует и предложит идеи. Сократить сроки творческого проектирования поможет разве что доверие автору и его экспертному мнению. Как говорится, «креативные вопросы должны обсуждать креативные специалисты». И если креативность — не ваш конёк, постарайтесь довериться специалисту, иначе к чему это всё затевалось.

* * * 

Итак, если скорый переезд в новый офис — ваш основной приоритет:

• упростите коммуникации со всеми участниками процесса,
• избегайте творчески сложных задач,
• не мешайте проектировщику работать.

И вуаля — вы уже на треть сократили сроки проектирования!