En

КАК СФОРМУЛИРОВАТЬ АРХИТЕКТОРУ ФУНКЦИОНАЛЬНУЮ ЗАДАЧУ

 

Что нужно рассказать проектировщику, чтобы он начал делать проект

Чтобы реализация проекта происходила быстро и эффективно, ко всем основным решениям лучше готовиться заранее. Проектирование офиса и вообще любого коммерческого пространства чаще всего начинается с планировки. Планировка является основной для последующих решений. 


Чтобы проектировщик сделал планировку, ему нужно предоставить информацию, которую мы называем функциональное задание. Функциональное задание является частью технического задания. Функциональное задание также иногда называют технологическим заданием, подразумевая офис специфическим видом производства с определенной технологией.


Мы рекомендуем начинать формулировать функциональное задание заранее, до выбора проектировщика. Сделать это все равно придется, но подготовивашись заранее, вы сможете избежать суеты и ошибок. 

 

 

 

 

Культура


Структура управления

Укажите тип или структуру управления в вашей организации:


•    Иерархическая (вертикальная)
•    Горизонтальная 
•    Гибридная

 


Демократичность


Примерно оцените демократичность вашей организации, как положение на спектре от полностью тоталитарной до демократичной:


•    Единоличный тоталитаризм. Все существенные решения принимает глава. Полное неравенство мнений руководства и рядовых сотрудников.
•    Коллективный тоталитаризм. Решения принимаются комитетом руководителей. Существенное неравенство мнений.
•    Социальная демократия. Коллектив может выступать с инициативами, но окончательное решение принимают руководители. Заметное неравенство мнений.
•    Анархическая демократия. Все работники могут влиять на процессы в компании, но сам процесс влияния не упорядочен и случаен. Полное равенство мнений.
•    Истинная демократия. Каждый работник имеет право голоса и может влиять на процессы в компании. Полное равенство мнений.

 


Размер компании


Размер компании и структура управления могут быть связаны. Укажите как полный размер компании, так и размер независимого подразделения, для которого выполняется проект. 

 


Возраст компании


Укажите длительность существования компании и независимого подразделения, для которого выполняется проект. Молодые команды отличаются от старых.

 


Традиционность


Опишите, как компания относится к новаторам – может ли молодой работник быстро стать руководителем только из-за своих навыков, или в организации нужно пройти путь становления. 


Укажите как быстро (в среднем) реализуются новые инициативы. 


Подумайте и решите возможен ли отказ от фиксированных рабочих мест в пользу гибких мест и гибридного пространства.

 


Отношение к питанию сотрудников


Опишите вашу стратегию питания. В случае, если разные части организации (отделы, департаменты) имеют разную стратегию питания, то опишите ее для каждой части.


•    Питание в офисе запрещено (общепит вне офиса, компенсация расходов на питание вне офиса и так далее).
•    Разрешены только перекусы (снеки, вендинг-автомат).
•    Разрешено питание, напитки и перекусы, запрещено готовить пищу.
•    Сотрудникам предоставляется столовая с готовыми блюдами, разогрев в микроволновке.
•    Сотрудникам предоставляется столовая с готовыми блюдами, разогрев и раздача на кухне.
•    Сотрудникам предоставляется питание в столовой/ресторане с кухней полного цикла (приготовлением питания из сырья).

 


Отношение к напиткам


Опишите вашу стратегия предоставления воды и других напитков. Если у разных отделов разные условия, то опишите условия для каждого отдельно.


•    Компания не предоставляет питьевую воду и напитки
•    Компания предоставляет бесплатную питьевую воду (пурифайеры, бутилированная вода), но не предоставляет напитки.
•    Компания предоставляет бесплатную питьевую воду, кофе, чай.
•    Компания предоставляет бесплатную питьевую воду, кофе, чай, соки, минеральную воду.
•    Компания предоставляет бесплатно легкие спиртные напитки (для употребления вне рабочего времени)

 

 


Штат


Опишите устройство компании на уровне штата. Теоретически, работу по сбору информации можно поручить проектировщику или специалисту-консультанту, но, учитывая, что собранную информацию все равно потом придется проверять, лучше сразу собирать информацию самостоятельно.
Перечислите все отделы, департаменты, рабочие группы.


Для каждого отдела перечислите всех сотрудников – временных и постоянных. 


Для каждой группы, отдела, департамента, а при необходимости для каждого сотрудника опишите требования к изолированности – физической (не может войти посторонний), акустической (не слышно) и визуальной (не видно). 


Для каждой группы, отдела, департамента, а при необходимости для каждого сотрудника опишите требования соседства. С кем рядом он должен или не должен находиться. Как быстро сделать матрицу соседства, описано вот тут.


Для каждого сотрудника опишите особые условия и требования при их наличии – инвалидность, беременная или кормящая мать и так далее.


Если это возможно, опишите прогноз расширения или уменьшения отделов и департаментов через 3, 5, 10 лет.

 


Сменность работы


Опишите наличие и количество смен работы. 


Укажите, если в компании возможна работа в выходные и праздничные дни, вне стандартного рабочего дня с 9 до 18, круглосуточная работа.

 


Отношение к рабочим местам


Опишите в общем по всей организации или для каждого сотрудника отдельно политику в отношении рабочих мест:


•    Рабочее место закреплено за сотрудником.
•    Рабочее место закреплено за несколькими сотрудниками, работающими посменно.
•    Рабочее место выделено на выполнение определенной функции, работать за ним может любой сотрудник. Рабочее место не резервируется – кто первый сел, тот и работает (хотдескинг).
•    Рабочее место выделено для выполнение определенной функции и резервируется заранее с помощью системы резервирования, в том числе цифровыми средствами (отеллинг).
•    Незакрепленные рабочие места – могут использоваться любым сотрудником для любой функции.

 

 

 

 

Помещения


Опишите требования к общим и вспомогательным помещениям. Важно отметить именно те помещения, которые важны для вашей компании. 

 


Переговорные


Опишите требования к каждому типу переговорных отдельно. 


Для каждого типа переговорного пространства укажите среднюю и максимальную продолжительность одной встречи, среднее и максимальное количество посетителей.


Для каждой переговорной, в которой требуется специфическое оборудование, опишите требования в общем виде («проектор + экран», «видеоконференцсвязь», «видео-стена»).


Местные и неизолированные переговорные для быстрых переговоров на ходу.


Укажите все кабинеты и офисы отделов, в которых нужны местные зоны для переговоров. Укажите численность и формат (стоя, сидя за столом, сидя на диване и т. п.).


Внутренние переговоры, неформальные, изолированные. 


Укажите все небольшие переговорные (на 2–6 человек), которые принадлежат конкретным отделам и департаментам. Укажите формат и численность. По умолчанию такие переговорные планировочно встраиваются или находятся рядом с отделом, которому они принадлежат. Если, наоборот, требуется, чтобы переговорные были расположены отдельно – укажите.


Формальные изолированные.


Укажите все переговорные для среднего количества участников (до 18 человек). Укажите численность, принадлежность отделу или департаменту, если необходимо.


Конференц-залы, таунхоллы, стендапные.


Отдельно опишите общие и большие переговорные. Укажите тип помещения - изолированный или открытый. 


Укажите место расположения внутри офиса, численность и обязательно типовую и максимальную длительность мероприятия.

 

 

Стратегия гибкого использования 


При большом количестве переговорных часто предусматриваются гибкие схемы использования с возможностью объединения/разделения переговорных или многофункционального использования.


Опишите ваши требования, в случае если переговорные и другие помещения могут или должны быть трансформируемыми.


Опишите каждое переговорное пространство, которое может быть использовано для другой функции:


•    Переговорная -> Учебный класс
•    Переговорная -> Групповой офис -> Кафетерий
•    Переговорная -> Библиотека -> Пространство для сосредоточенной работы
•    Конференц-зал -> Кинотеатр

 

 

 

 

Помещения хранения


Стратегия хранения у разных компаний различается принципиально, поэтому важно правильно и точно описать требования, чтобы избежать ошибок.


Ниже мы перечислим помещения, для каждого необходимо указать примерный объем хранения в привычных вам единицах (погонных метров полок, архивных папок, кубометрах и т.д.).


Временное хранение


•    Гардеробные (встроенные, отдельные помещения).
•    Комнаты (кабинки) для переодевания.
•    Кладовые расходных материалов, продуктов питания.
•    Помещения временного хранения мебели (например, для трансформируемых переговорных, фуршетная мебель и т. д.)
•    Помещения временного хранения инвентаря (спортивного, для проведения мероприятий и т. д.)


Постоянное хранение


•    Архивы.
•    Хранилища документов.
•    Маркетинговые и другие материалы.
•    Оборудование, в том числе ИТ оборудование.


Для помещений, в которых хранятся документы, необходимо описать требования к хранению и его плотности:


•    Стеллажное хранение.
•    Стеллажи высокой плотности.
•    Несгораемые шкафы, сейфы.

 

 

 

Технические помещения


Требования к техническим помещениям зависят от ситуации на конкретном объекте, часто эти помещения предусматриваются в ходе проектирования уже проектировщиком.


Обратите внимание на те виды помещений, которые являются важными и обязательными для вашей ситуации.


•    Локальный центр обработки данных.
•    Серверная.
•    Кроссовая.
•    Аппаратная службы безопасности.
•    Аппаратная студии звуко- или видеозаписи.
•    Электрощитовая.


Так как информационная структура для каждой компании различается, важно описать требования для особо нагруженных помещений – серверных, кроссовых. Для них необходимо описать количество стоек, наличие ИБП, необходимость оборудования помещения установкой газового пожаротушения. Вы также можете вопользоваться отдельным заданием для описания требований к серверным.

 

 


Помещения отдыха, приема пищи, неосновной деятельности


В зависимости от вида деятельности, размера и традиций организации, могут потребоваться и другие виды помещений. 


Помещения приема пищи. 


На основании стратегии организации питания сотрудников опишите какие зоны или помещения нужны для ее реализации. Для каждой зоны желательно указать какие сервисы должны быть в ней доступны (кофе-машина, вода, посудомоечная машина, микро маркет, вендинг и т.д.), нужны ли сидячие места:


•    компактные или встроенные зоны «кофе-чай» ,
•    небольшие помещения «кофе-чай»,
•    обеденные залы для питания сотрудников,
•    кухни с возможностью несложной готовки самими сотрудниками (соковыжималки, тостер, плита),
•    столовые или рестораны с технологической частью (с разогревом готовых блюд, на полуфабрикатах или полного цикла).


Помещения отдыха и смены деятельности


•    Библиотека.
•    Тренажерный зал.
•    Массажный кабинет.
•    Игровая комната.
•    Оранжерея или живой уголок.
•    Помещение для медитации или сна.
•    Помещения для занятия музыкой.


Специальные помещения


•    Комната психологической разгрузки.
•    Комната кормящей матери.
•    Помещение Wellness .
•    Прачечная, помещение для приведения в порядок униформы (гладильная доска, зеркало, фен и т. д.).

 

 


Санитарные помещения

 


Клининг


Если у вас есть четкие представления о том, как будет осуществляться клининг, вы можете сразу предусмотреть соответствующие помещения. Как правило клининг осуществляется:


•    собственными силами,
•    наемными силами, оборудование и расходники обеспечиваются владельцем помещения,
•    наемными силами, но оборудование и расходники обеспечиваются службой клининга.

 

В зависимости от этого могут потребоваться:


•    Моповая (место для набора воды, мытья тряпок и т. д.).
•    Помещение для уборочного инвентаря.
•    Склад бытовой химии, расходников.

 

Санузлы, душевые


В некоторых зданиях блок санузлов входит в места общего пользования и предусматривать отдельно его не нужно, во всех остальных случаях необходимо описать требования.

 


Использование


•    Унисекс.
•    Раздельные.

 


Размещение


•    Кабинки с раковинами.
•    Кабинки отдельно, зона умывания отдельно для каждого пола.
•    Кабинки отдельно, зона умывания общая для обоих полов.

 


Стратегия для инвалидов


•    Отдельный полностью оборудованный туалет для инвалидов.
•    Кабинка для лиц с ограниченными возможностями в групповом санузле.
•    Нет требований.

 

Требования к санузлам и душевым лучше формировать подробно, для этого можно воспользоваться шаблоном технического задания для санузлов.

Андрей Гаврилов
29 марта 2022

0 комментариев

Добавить комментарий

Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.

Авторизация