Как выбрать помещение для офиса и не ошибиться

Самая большая ошибка при выборе коммерческого помещения — ориентироваться только на площадь и пренебрегать десятками других параметров. В нашей практике были случаи, когда в процессе проектирования заказчику приходилось срочно менять помещение из-за невозможности разместить серверную, проблем с водоснабжением и даже медленных лифтов! Приятного, прямо скажем, мало.

Рассказываем, на что нужно обратить внимание перед тем, как арендовать или тем более купить помещение под ваш новый офис. 

Расположение 

В первую очередь смотрим, где находится здание. Удобно ли добираться на машине, есть ли парковка. Близко ли метро или остановка наземного общественного транспорта. Благополучный район или не очень, с развитой инфраструктурой или же «в чистом поле».

Затем смотрим расположение офисного помещения в здании. На каком этаже, какие соседи выше, ниже и рядом.

Высота этажа влияет не только на вид, но и на громкость уличных звуков. Чем выше этаж, тем меньше шума. Да и работать с видом на город, парк или реку всё-таки приятнее, чем «любоваться» на стройку, ж/д дорогу, серое здание напротив или вообще мусорку. 

Не забываем спросить про соседей. Вряд ли вы захотите снимать офис рядом с компанией, которая постоянно жалуется администрации на шум или вызывает полицию. Или, наоборот, громкая компания расположилась над вами и будет доставлять неудобства. Бывает, помещения в бизнес-центрах арендуют даже спортивные студии. А может, вы собираетесь снять офис рядом с прямым конкурентом? Стоит это знать.

Что делать? Обязательно посетите помещение лично. Посмотрите из окон. Проверьте возможность парковки и близость остановок общественного транспорта. Расспросите про потенциальных соседей.

Владелец здания / управляющая компания (УК)

Тот, кто управляет зданием, значительно влияет на удобство пребывания в нём.  Обязательно наведите справки о том, насколько хорошо выстроены процедуры взаимодействия, как быстро администратор отвечает на запросы, есть ли скрытые платежи и т.д. Это можно узнать у потенциальных соседей или связаться с предыдущим арендатором.

Что делать? При выборе помещения встречайтесь не только с коммерческим отделом, но и с представителями УК или службы эксплуатации. Познакомьтесь с конкретными людьми, которые будут отвечать за работу вашего офиса — оцените, насколько они адекватны и приятны в общении. 

Лифты

Да-да. Мы встречались с ситуациями, когда компания съезжала из здания из-за лифтов. Важно количество лифтов и время ожидания в час пик. 

Что делать? Попробуйте приехать в потенциальный офис в час пик — к 9 утра или к окончанию рабочего дня. Понаблюдайте хотя бы 5 минут, как быстро приезжают и уезжают лифты.

Наличие и мощность вентиляции

Удивительно, но до сих пор некоторые компании умудряются купить или арендовать помещение, в котором вообще нет вентиляции. По санитарным нормам в офисе обязательно должна быть принудительная вентиляция для создания притока свежего воздуха — это существенно влияет на комфорт и производительность сотрудников.

Вентиляция рассчитана на определённое количество людей в помещении — это тоже нужно посчитать и проверить. Если вентиляции нет или расход не соответствует нормам, вы можете не пройти специальную оценку условий труда (СОУТ) и получить предписание устранить несоответствия. За несоблюдение предписаний предусмотрены штрафы.

Вентиляцию можно сделать и самостоятельно, но не везде. Чтобы поставить свою приточно-вытяжную установку, нужно специальное место, электрическая и тепловая мощность, которые в готовом здании могут отсутствовать. 

Что делать? Выбирая помещение, обязательно уточняйте технические условия (ТУ) на систему вентиляции. Во-первых, вентиляция должна быть. Во-вторых, убедитесь, что вам её хватит — для этого можете обратиться к независимым специалистам. Мы, например, сделаем вам расчёт потребности в вентиляции бесплатно.

Режим работы вентиляции

Важно не только наличие вентиляции, но и как она работает. 

В некоторых зданиях выключают вентиляцию в нерабочие часы в целях экономии. И находиться в офисе после завершения «официального» рабочего дня становится некомфортно. Подумайте, станет ли это для вас проблемой. Например, если ваш ИТ-отдел работает поздно вечером или ночью, нужно обеспечить сотрудников свежим воздухом.

Второй важный параметр режима — тепловой график. Он менее критичен, чем наличие или отсутствие вентиляции, но тоже влияет на комфорт. Приточный воздух (тот, что подаётся в помещение с улицы) для вентиляции подогревается зимой и охлаждается летом. Даже если вентиляция работает круглосуточно, может быть так, что воздух не нагревается и не охлаждается в нерабочее время и в выходные. Использование такого режима экономит ресурсы собственника здания, но в помещениях офиса при этом будет некомфортно.

На тепловой график влияет не только стремление к экономии собственника здания или УК, но и режим работы городской системы отопления. Обычно уличный воздух подогревают с помощью горячей воды. И в некоторые периоды — весной или осенью, когда на улице прохладно, а отопления нет — воздух подогреть нечем, и в помещении становится холодно.

Что делать? При запросе ТУ на вентиляцию обязательно уточняйте режим работы, тепловой график и, желательно, схему работы подогрева притока в межсезонье.

Достаточность отопления

На комфорт также влияет температура в помещении. К счастью, в нашем климате во всех офисных зданиях система отопления есть всегда. Но это не значит, что проблемы не встречаются. В некоторых зданиях может быть изношенная или неправильно спроектированная система отопления, что может привести к нарушению температурного режима. 

Даже если в целом отопление работает хорошо, в некоторых помещениях его не всегда хватает. Самые «опасные» в этом смысле — угловые помещения. Даже в зданиях высокого класса они холоднее других и часто требуют дооснащения отоплением.

Что делать? Выявить проблемы в ходе пятиминутного визита очень сложно, особенно летом. Если есть опасения, то лучше всего до выбора помещения сделать предпроектное обследование. Специалисты есть — мы порекомендуем нужных.

Наличие и достаточность кондиционирования

Продолжая тему температурного комфорта, переходим к кондиционированию. Максимально допустимая температура в офисе по нормам — +28 °С, с некоторыми оговорками по длине рабочей смены. Если на улице больше +18 °С и светит солнце, температура в здании может запросто подниматься выше допустимой. Поэтому практически все офисные здания, за исключением разве что совсем небольших, оснащены центральными системами кондиционирования. 

Как и с отоплением, нужно убедиться, что кондиционирование вообще есть и что его будет для вас достаточно. И также, как с вентиляцией, нужно уточнить график работы кондиционирования в течение дня, недели и года. 

В некоторых случаях важно наличие так называемого «зимнего холода», то есть возможности кондиционирования зимой. Серверную, например, нужно охлаждать круглогодично.

Если кондиционирования от системы здания не хватает, можно установить свои автономные кондиционеры, но это не всегда возможно.

Что делать? Обязательно запрашивайте ТУ на кондиционирование. Выясните режим работы и спросите про возможность установки своей автономной системы, если для вас это важно. Подключайте инженеров к расчёту мощности кондиционирования для вашей компании — мы, например, оказываем такую услугу бесплатно.

Особенности здания

В некоторых зданиях существуют особые требования. Например, к системам кондиционирования или вентиляции, которые могут ограничить ваши возможности по использованию оборудования. У нас был случай, когда компания арендовала помещение, рассчитывая уложиться в определенный бюджет, а в процессе ремонта оказалось, что в здании используется специфическая система кондиционирования, которая требует установки дорогих блоков. Стоимость ремонта сильно превысила ожидания, но сделать было ничего нельзя.

Что делать? Заранее уточняйте у собственника здания о наличии особых требований или специфических систем управления зданием, которые заставят вас использовать нестандартное оборудование.

Статус памятника

Будьте особенно внимательны, рассматривая помещения в зданиях – объектах культурного наследия (ОКН). С одной стороны, офис в историческом здании может показаться престижным, с другой стороны, в нём может быть запрещено вносить изменения. Также имейте в виду, что в старых зданиях часто возникают проблемы с инженерными системами.

Что делать? Выполните полноценное обследование здания – объекта культурного наследия с привлечением специалистов, чтобы понять, что вам можно будет в нём сделать, а что нет.

Несущая способность перекрытия

Офисные здания обычно не рассчитаны на размещение в них тяжёлого оборудования. Если у вас есть крупномасштабные элементы, например, серверные комнаты, массовые архивы или раздвижные акустические перегородки, нужно заранее проверить возможность их размещения.

Если возникнут сложности, может потребоваться дополнительное укрепление перекрытий или использование разгружающих платформ.

Что делать? Если планируете устанавливать тяжёлое оборудование, уточните параметры здания и требования собственника по этому вопросу.

Геометрия помещения

Это только кажется, что квадратные метры одинаковые. Форма помещения сильно влияет на рациональное использование площади. Самая оптимальная форма — прямоугольная. Овальные, круглые или треугольные помещения не позволяют эффективно использовать пространство и оптимально расставить в нём мебель и рабочие места. 

Что делать? Сделайте тестфит — пробную планировку помещений. Эту услугу можно заказать у мебельных компаний и, разумеется, специализированных архитекторов. Например, у нас. Для проектов среднего размера (до 1 000 кв.м) можем выполнить тестфит бесплатно.

Высота помещения

Хотя высота тоже относится к геометрии, остановимся на ней отдельно. Дело в том, что минимальная высота помещения нормируется законодательством. В офисах, например, высота потолка не может быть меньше 2,4 метров. Поэтому может не получиться сделать офис в подвале или мансарде. Переменная высота мансардного этажа может быть даже не отражена в плане, поэтому лучше смотреть лично. 

От высоты помещения зависит высота потолка, а высокие потолки более комфортны для большинства людей. Да и вообще, у них больше преимуществ: лучше циркуляция воздуха, больше возможностей для размещения высоких шкафов, антресолей, фальшпола и реализации других дизайнерских и инженерных задумок.

Что делать? Обязательно заранее осмотрите помещение. 

Естественное освещение

По санитарным нормам человек может находиться на рабочем месте без естественного освещения (читай: окна) не более 2 часов за смену. Но окон может не быть не только в подвале. Помещение может иметь глухие стены или быть очень глубоким, из-за чего возникает недостаток света. Нужно выбирать помещение так, чтобы у всех постоянных работников был доступ к окну.

Что делать? Не рассматривайте помещения без окон. Делайте тестфит, чтобы убедиться, что можно разместить людей таким образом, что у каждого рядом будет окно.

Выделенная электрическая мощность

В офисе практически всё оборудование потребяет электроэнергию: светильники, компьютеры, инженерное оборудование, кафетерий. Поэтому количество доступной мощности определяет, что можно будет себе позволить. К счастью, за последние десятилетия технологии далеко ушли в сторону экономии электроэнергии, поэтому в среднем офисе электричества практически всегда хватает. 

Беспокоиться нужно только в том случае, если у вас есть оборудование, которое потребляет много энергии. Например, серверная или кухня в столовой, на которой готовится пища для сотни людей.

Что делать? Запросите ТУ, сделайте реестр потребителей электроэнергии и убедитесь, что вам её хватит.

Качество мобильной связи

Офисные работники сильно зависят от мобильной связи. Поэтому наличие и качество сигнала — это тоже параметр качества помещения. Настолько важный, что в современных офисах уже при строительстве часто ставят ретрансляторы.

Что делать? Проверьте работу мобильной связи при посещении. Запланируйте бюджет на установку усилителей, если нужно.

Подключение к интернету

Каждой компании сейчас нужен интернет. А некоторым ещё и определённый провайдер. И если вашего провайдера в здании нет, и подключить его услуги нельзя, это может стать проблемой.

Что делать? Уточняйте заранее о провайдерах, представленных в здании, и возможности завести своего провайдера.

Есть ли водопровод и канализация

В маленьких офисах может не быть подключения к водопроводу и, что особенно важно, к канализации. Это накладывает ограничения в том, что можно будет себе позволить в кафетерии. Воду подвести проще, но без канализации нельзя будет поставить мойку, посудомоечную машину. Не забудьте про это.

Что делать? Запросите технические условия и при посещении помещения посмотрите, где находятся подключения.

Где находится туалет

Сантехническая оснащённость офиса существенно влияет на комфорт сотрудников. В некоторых зданиях туалеты можно сделать на своей территории. Тогда вы можете поставить столько, сколько нужно, но их придётся обслуживать. 

Иногда туалеты находятся в ответственности собственника здания. Это удобнее тем, что не нужно думать об их обслуживании и бояться затоплений. Но количество туалетов изменить нельзя, и находятся они в общем пользовании. 

Есть и комплексный, самый оптимальный вариант: несколько туалетов на своей территории, плюс общие на этаже.

Что делать? Уточняйте, где находятся туалеты, какие коммуникации предусмотрены на вашей территории.

Противопожарные системы

Каждое здание оснащено противопожарными системами, но есть нюансы. Это может быть система устаревшей версии или производителя, которого больше нет в РФ. При перепланировке часто требуется доустановить оборудование, и случаются ситуации, что планируемые изменения нельзя реализовать просто потому, что нужное оборудование сейчас уже не достать. 

Что делать? Делайте предпроектное обследование с помощью специалистов по пожарной безопасности. Мы в таком тоже помогаем.

* * *

Вывод простой: при покупке или аренде помещения нужно рассматривать все параметры, которые определяют его ценность и привлекательность. 

А вот реализация сложная. Сначала оцените, какие параметры для вас наиболее значимы, и тщательно их изучите. Подумайте, есть ли у вас нестандартные требования: тяжёлое оборудование, повышенное электропотребление. Обязательно осмотрите помещение лично — в документах может не быть всех нюансов. Если вы не можете оценить какие-то параметры сами, привлекайте специалистов — это убережёт вас от ошибок и поспешных решений.