КАК РАССЧИТАТЬ НЕОБХОДИМУЮ ПЛОЩАДЬ ОФИСА

практические советы

Архитекторы давно разработали стандарты для расчета потребностей в площадях. Однако усредненные стандарты могут не учитывать ваших конкретных потребностей. Можете ли вы рассчитать потребности компании в площадях самостоятельно? Может ли неспециалист – вы – получить конкретное число в квадратных метрах, которое будет достаточно точным для эффективного использования пространства и возможного роста в будущем?

Однозначно – ДА!

Задача проста – вам нужно ответить на вопрос, что нужно вашей компании для работы. Конечно, вы можете поручить ответ на  этот вопрос профессиональной компании – архитектору или консультанту. Но вы должны понимать, что большая часть их работы все равно невозможна без вашего участия. Более того, когда вы узнаете, как рассчитать потребности в площадях самостоятельно, вы сможете это сделать быстрее и лучше специалиста со стороны.

Что такое офис?

С точки зрения архитектора – офис, это пространство для людей, в котором они в основном занимаются офисной работой – то есть работают за столом. Определение потребностей в площадях для офиса всегда начинается с ваших сотрудников.

Рабочие места при открытой планировке

Как правило, в офисе потребность в площади для конкретного сотрудника определяется работой, которую он делает. Стандартный офисный стол имеет размеры 160 на 80 сантиметров, и вместе с пространством для стула такое рабочее место занимает примерно 4 квадратных метра. Если деятельность сотрудника совсем простая, то ему может понадобиться даже меньше  места (например, у операторов колл-центров).

Если сотруднику нужно дополнительное место для работы с большим количеством документов и папок, скорее всего ему понадобится место для хранения документов рядом с рабочим местом. Это может увеличить потребность в площади до 6 квадратных метров. Если работник работает с документами больших форматов, чертежами, схемами, ему может понадобиться еще больше места – до 8 квадратных метров.

Если работа сотрудника требует повышенного внимания, то лучше использовать места, ограниченные мебельными экранами (кьюбиклы) – это может увеличить потребность в площади до 10 квадратных метров.

Обратите внимание, что приведенные выше цифры указаны для рабочих мест в открытой планировке – пространстве, не разделенном перегородками на отдельные кабинеты. При таком способе площадь используется максимально эффективно и легко менять расстановку мест в будущем. Однако, в открытом пространстве сотруднику больше негативных воздействий на сотрудника – шум, отвлечение внимания.

Индивидуальные офисы (кабинеты)

Отдельный кабинет во всеобщем восприятии служит признаком карьерного роста. Однако с точки зрения проектирования — это отдельное помещение, которое необходимо для сотрудника в двух случаях:

• Если его работа требует изоляции. Когда работа требует, чтобы сотрудника не отвлекали или если его работа связана с соблюдением конфиденциальности, то отдельный кабинет ему необходим.
• Если сама работа или материалы, которые использует сотрудник, требуют контроля доступа. То есть к рабочему месту сотрудника нельзя подойти без его ведома.

Разумеется, традиции компании нужно уважать, но если вы создаете кабинет для сотрудника не по приведенным выше причинам, вы оплачиваете соблюдение этих традиций менее эффективным использованием площади.

Рассчитать пространство для кабинета легко.

• Самый маленький кабинет занимает около 6 квадратных метров – в него поместится стол, стул и будет место, чтобы закрыть за собой дверь.
• Стандартный кабинет занимает 8-10 квадратных метров. В нем можно уместить шкафы для бумаг и стул для посетителя.
• 12 квадратных метров это стандарт минимальной площади для кабинета менеджера.

Дальнейшее увеличение площади кабинета происходит за счет добавления дополнительных функций:

• Для зоны переговоров на 4 человека потребуется около 8 квадратных метров. В большинстве компаний это кабинет менеджера среднего звена.
• Если для работы сотрудника требуется место для неформальных переговоров – небольшого дивана или пары кресел – это потребует дополнительно 6-8 квадратных метров
• Самый большой кабинет – 40-45 квадратных метров. В нем поместятся большой рабочий стол, стол для переговоров на 4-6 человек, диван и пара кресел, шкафы, полки и даже пальма. Обычно кабинет такой площади занимают топ-менеджеры. Конечно, площадь кабинета может быть большей, но ее дальнейший рост не приведет к увеличению функциональности пространства, а только к изменению его восприятия.

Рассчитав необходимую площадь для всех сотрудников, вы уже на три четверти будете знать потребности компании в площадях.

🎗 Не забудьте учесть возможный рост численности на ближайшие несколько лет.

Служебные помещения

Так как основную площадь в офисах занимают люди, потребности в служебных помещениях можно рассчитать от их числа. Здесь важнее не забыть конкретное помещение, чем точно угадать его размер, т.к. служебные помещения в любом случае занимают относительно небольшую площадь.

• Начните с переговорных комнат. Определите их количество и количество мест в каждой переговорной. Заложите 2,5 квадратных метра на каждое места.
• Площадь архивов и хранилищ точно рассчитать непросто. Воспользуйтесь опытом вашей компании. Помните, что часто необходимая площадь хранения возрастает в 2-3 раза быстрее, чем ожидается, поэтому планируемую площадь рекомендуется сразу как минимум удвоить. Не забывайте и про стоимость аренды — редко используемые материалы можно переместить в место с более низкой арендной платой.
• Площадь серверной можно принять как 1 квадратный метр на 10 сотрудников. То есть, для 100 сотрудников примерная площадь серверной комнаты составит 10 квадратных метров. В такой серверной можно поместить две стойки со стандартным оборудованием. Если у вашей компании особые требования к ИТ-оборудованию, то требования к площади должны сформулировать IT-специалисты.
• Гардеробные комнаты занимают примерно 1 квадратный метр на 15 человек. Экономичнее использовать встроенные шкафы - 1 квадратный метр на 30 человек. И не забудьте про одежду посетителей.
• Включите в расчет площади рестораны, кухни, кафетерии, мини-кухни – как открытые, так и изолированные. Определение площади для предприятия питания лучше поручить профессионалам. Для простых офисных мини-кухонь можете заложить примерно 10 квадратных метров на каждые 50 сотрудников.
• Подумайте и составьте список других помещений, которые вам могут потребоваться:
  • туалеты
  • душевые
  • раздевалки
  • медицинские кабинеты
  • комнаты службы безопасности
  • приемные и зоны ожидания
  • демонстрационные залы
  • комнаты для оргтехники
  • сейфовые и кассовые комнаты.
    Прикиньте площадь этих  помещений примерно исходя из здравого смысла. Сильно вы не ошибетесь, и в любом случае это уместится в погрешность вычисления.
• Просуммируйте площадь для рабочих мест и служебных помещений. Добавьте площадь для проходов и коридоров. Увеличьте сумму помещений минимум на 10%, если у вас в основном открытое пространство, и на 15% - если в основном кабинеты.

Итак, вы получили итоговое число. Все, что потребовалось – это понимание потребностей вашей компании и использование калькулятора (или Excel).

Однако, число, которое вы получили, не является идеальным. Потребность в площади изменится в зависимости от здания.

Если вы переезжаете в современное здание класса А/А+ и, часто, в здание класса В, то полученное число вполне подойдет.

В особняке 18-го века или здании с причудливой формой этажа реальные потребности могут сильно отличаться от расчета.

Но не беспокойтесь – ваш расчет необходим для составления списка подходящих зданий. Окончательный выбор нужно делать после того, как вы получили предварительную планировку помещений для каждого здания, выполненную архитектором или профессиональными консультантом. 

💡 Меандр может оперативно подготовить для вас планировки с учетом требований норм.

Ценностно-ориентированный расчет

Существует другой   способ  рассчитать потребности в площади, основанный на ценности каждого сотрудника для компании. Обычно (но не всегда) эта ценность пропорциональна зарплате сотрудников.

Например, сотрудник получает зарплату 30 000 рублей и занимает площадь 4 квадратных метра, тогда, по логике, менеджер с зарплатой 300 000 рублей должен занимать примерно площадь 40 квадратных метров.

Возьмите список зарплат ваших сотрудников. Выберите постоянного сотрудника с самой низкой зарплатой и разделите ее на примерную площадь, которую он занимает. Вы получите минимальную стоимость квадратного метра, выраженную в зарплате. Теперь разделите весь ваш фонд заработной платы на это число – вы получите примерную площадь для всех сотрудников – как в кабинетах, так и в открытых пространствах. Безусловно, этот метод не такой точный, как первый, но вполне приемлемый.

🎗

Рассчитать необходимую площадь для офиса несложно. Не надейтесь, что сторонний профессионал сделает это лучше вас, он все равно будет задавать вам вопросы, на которые вы можете ответить самостоятельно и гораздо раньше.

Андрей Гаврилов
20 июля 2012