ПРОГНОЗИРУЕМ НЕОБХОДИМОСТЬ РАСШИРЕНИЯ ОФИСА

Переезд офиса часто похож на стихийное бедствие. Как избежать внезапных перемен и непредвиденных расходов? С помощью планирования. Звучит сложно? На самом деле всё просто и займёт немного времени.



 

Что такое офис?

Это ограниченное пространство, в котором можно разместить ограниченное количество:
 

• персонала;
• предметов обстановки;
• офисной техники.
  
   

Зная функциональные возможности офиса, можно спланировать момент, когда в связи с отсутствием свободных площадей обустройство рабочего места для нового сотрудника будет уже невозможно и потребуется переезд всего офиса.

Сроки переезда офиса

Когда понимаешь, что офис нужен большей площади, чем существующий, начинаются активные действия, направленные на его переезд. Как быстро можно переместить офис? Практика показывает, что средний срок составляет 6 месяцев. За этот период формируются требования к новому офису, подбирается помещение, разрабатывается планировка, заключается договор аренды, обустраивается рабочее пространство и осуществляется переезд.
 

Итак, на смену офиса уходит около полугода. Понятно, что планируя расширение заранее можно избежать ненужной спешки и суеты. Как узнать, что через полгода-год может потребоваться помещение большей площади?

Лучший выход — наличие специалистов планирующих и прогнозирующих увеличение штата сотрудников на длительный период — полгода, год, 5 лет. Имея на руках подобный прогноз можно заранее, за год вперёд, начать работу по поиску нового помещения, что позволит подобрать и оборудовать офис близкий к идеальному. Но такого сотрудника практически ни у кого нет.


Что делать? 


 

Как планировать увеличение штата и смену офисного помещения?

Организуйте планирование численности сотрудников в компании либо в отдельном подразделении. Для этого необходимо:

1. Внести в обязанности одного из работников составление квартальных отчётов по темпам развития вашей компании. Он должен анализировать текущую ситуацию каждые 3 месяца, составлять отчёт по активности развития и планам на будущий период. Это не займёт много времени. Всего 10 минут может хватить на прогнозирование возможной нехватки площадей.
    
2. Закажите исследование вашего офиса архитектору (например, Меандр) или специализированной компании. Пусть они определят максимальные возможности занимаемой вами площади. Офис, расположенный в новом здании, не ниже класса В, имеющий открытую планировку обеспечивает более широкие возможности расширения в рамках существующего пространства. Самостоятельно провести данное исследование достаточно сложно, в процессе работы необходимо учесть не только количество квадратных метров, но и возможную производительность систем жизнеобеспечения (вентиляция, отопление, кондиционирование, электрические сети), соблюдение норм и требований Владельца Здания.

Квартальные отчёты, полученные от назначенного вами специалиста, и исследование, сделанное архитектором — вот 2 главных условия, обеспечивающих успешность прогнозирования.


 

Почему важно заранее знать о необходимости смены офиса.

Понимая, что через полгода-год необходимо будет расширить офис, вы получает дополнительные преимущества, которых нет при срочной смене помещения. У вас будет время на анализ возможных вариантов, позволяющих избежать частичного или полного переезда на другое место. Возможны следующие действия:
 

• Расширение пространства в пределах имеющейся площади.
   
• Реструктуризация компании путём внедрения аутсорсинга, рабочих мест по принципу свободного стола, ротация персонала, введение сменного режима труда.
   

Все эти действия требуют времени. Поэтому возможность предвидеть заранее наступление момента смены офисного помещения чрезвычайно важна.

Полезная информация. Проектируя новый офис, поручите архитектору провести исследование максимальных возможностей данного помещения с учётом его технических характеристик. Это позволит вам точно знать, какое максимальное количество сотрудников можно будет в нём разместить.

Андрей Гаврилов
20 июня 2012